Je emails aan kant

Emails…pfff

Ook zoveel emails in je inbox en zie je er als een berg tegen op om er aan te beginnen? Volg dit stappenplan om er doorheen te komen.

– Selecteer de mailbox op naam van de afzender. Vaak krijg je een herinnering als een antwoord te lang duurt. Die kun je dan alvast verwijderen.

– Selecteer daarna op datum. Berg alle emails ouder dan een jaar op in een aparte map bijvoorbeeld ‘archief’. Ze zijn dan niet weg maar hoeven niet allemaal gelezen te worden. Zonde van je tijd.

– Begin dan met het lezen van de meest recente mails. Het streven is om elke mail maar 1x te openen en te lezen.

– Lukt het om je mail binnen een paar minuten af te handelen, doe dat dan direct.

– Berg de mail daarna op in een submap met bijpassende naam of sleep hem naar de prullenmand als deze niet bewaard hoeft te blijven.

– Als een mail langere afhandeltijd nodig heeft, verplaats deze dan naar een map ‘To do’ waarin je alles plaatst dat nog actie vraagt.

– Eventueel kun je er ook voor kiezen 2 mappen te maken ‘Actie’ en ‘Lezen’ zodat je hier uit kunt kiezen afhankelijk van de mogelijkheden, je mood en tijd.

– Als je klaar bent met je inbox, leeg je prullenmand dan direct.

– Plan vanaf nu wekelijks of dagelijks tijd in je agenda om aan de map ‘To do’ te werken. Zie het als een afspraak die je niet zomaar kunt verzetten.

– Het serieus bijhouden van je inbox geeft meer rust, minder afleiding en je houdt tijd over.