Administratie bijhouden wordt zo een makkie

Mappen met perforator

Het bijhouden van hun administratie vinden veel mensen een vervelende klus.

Dat hoeft het niet te zijn als je de onderstaande 5 stappen volgt! Je administratie bijhouden wordt daarmee een makkie en het kost je maar een paar minuten per dag!

Een goed begin is het halve werk

–  Koop 3 tijdschriftcassettes en een aantal ordners om je administratie in te bewaren.

– Bepaal wat er in elke ordner komt. Denk daarvoor gewoon logisch na welke rubrieken je wilt maken. Wat hoort voor jouw gevoel bij elkaar.

– Ik heb bijvoorbeeld 1 map voor alle zaken die met mijn vaste lasten te maken hebben: contract mobiele telefoon, contract Nuon, verzekeringspolis, pensioenoverzicht etc.

– Daarnaast een map met alles wat met mijn eigen huis en hypotheek te maken heeft: hypotheekakte, bankafschriften van hypotheek etc.

– Dan nog een map met mijn diploma’s en certificaten.

– En tot slot nog een map voor mijn zakelijke administratie.

– Ik vind het makkelijk om te werken met tabbladen van A tot en met Z. Nuon komt bij N, Ohra bij O etc. Zo hoef ik niet steeds te bedenken waar ik iets op moet bergen. Het komt gewoon bij eerste letter van bedrijf. Vind je het fijn om met rubrieken te werken zoals ‘huis’, ‘gemeente’, ‘kinderen’, ‘belasting’ of wat dan ook, mag dat natuurlijk altijd. Doe wat voor jou werkt.

Sorteer de post- dagelijks bij ontvangst

– Als de post binnenkomt, haal dan gelijk de envelop er af en bekijk het poststuk even snel.

– Envelop gelijk bij oud papier! Die heb je echt niet meer nodig. Nee! Al helemaal niet om ‘even iets in te bewaren’.

– Post waar je nog iets mee moet doen, zoals bellen, betalen of mailen, berg je op in de cassette ‘Doen’.

– Post die je wilt lezen in de cassette ‘Lezen’

– Post die je wilt bewaren maar waarvoor geen actie nodig is in cassette ‘Opbergen’.

– Dit kost je hooguit 1 of 2 minuten per dag.

Behandelen ‘doen’ cassette- wekelijks

Plan wekelijks een vast moment waarop je de ‘Doe’ cassette afhandelt. Bel, mail, betaal. En berg dan de te bewaren stukken op in “Bewaren’ en gooi weg wat nu niet meer nodig is.

Behandelen ‘Opbergen’ cassette- maandelijks

Als organizer raad ik je aan om deze cassette 1x per maand over te hevelen naar je mappen. Ik moet er wel eerlijk bij vertellen dat ik het zelf niet elke maand doe maar pas als mijn bakje vol is … Maar dat is inside information..

Opschonen mappen

– Schoon 1 x per jaar de mappen op. Nieuwe zorgpolis? Dan kan de vorige weg.

– Loop je mappen gewoon even snel door en vernietig wat niet meer nodig is.

– Ik plan het meestal aan het begin van het jaar. Dan is er nieuwe zorgpolis en maak ik gelijk een apart mapje voor de belastingaangifte die er aan komt. Daar stop ik dan alle jaaropgaves die komen na 1-1 gelijk in zodat ik het later niet bij elkaar hoef te zoeken.

Met deze stappen kost het weinig tijd en energie om je administratie bij te houden.

Succes!